Wie lange muss ich KYC-Unterlagen als Immobilienmakler in Spanien aufbewahren?

Grundsätzlich zehn Jahre. Nach Art. 25.1 Ley 10/2010 läuft die Frist ab Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Durchführung der gelegentlichen Transaktion; nach Ablauf ist die Dokumentation zu löschen.

Zwei Einschränkungen werden in der Praxis oft übersehen:

1. Zugriffsbeschränkung nach fünf Jahren: Nach Ablauf von fünf Jahren ist der gewöhnliche interne Zugriff auf die aufbewahrte Dokumentation auf die Kontrollorgane des Maklerbüros — einschließlich einer eventuell bestehenden technischen Präventionseinheit — sowie gegebenenfalls die mit der Rechtsverteidigung beauftragten Personen beschränkt (Art. 25.1). Die Zugriffs- und Anforderungsrechte von SEPBLAC und anderen zuständigen Behörden bleiben davon unberührt.
2. Anforderungen an das Archiv: Das Gesetz schreibt keine bestimmte Software oder Aktenform vor. Art. 25.2 verlangt aber der Sache nach, dass das Archivsystem Integrität, korrekte Lesbarkeit, Manipulationsschutz und eine ordnungsgemäße Verwaltung der Dokumentation sicherstellt — einschließlich der rechtzeitigen Bereitstellung gegenüber den zuständigen Behörden.

Ab dem 10. Juli 2027 gilt nach Art. 77 Abs. 3 AMLR grundsätzlich eine fünfjährige Frist. Sie läuft ab einem von drei Tagen: der Beendigung der Geschäftsbeziehung, der Ausführung der gelegentlichen Transaktion oder der Verweigerung — der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung oder der Ausführung einer gelegentlichen Transaktion. Danach sind personenbezogene Daten zu löschen, und zwar „unbeschadet der Aufbewahrungsfristen für Daten, die für die Zwecke anderer Rechtsakte der Union oder nationaler Rechtsvorschriften im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 erhoben werden". Eine zuständige Behörde kann von Fall zu Fall eine weitere Aufbewahrung verlangen, höchstens fünf Jahre.

Für Altfälle enthält Art. 77 Abs. 4 eine eigene Regel: Ist am 10. Juli 2027 ein Gerichtsverfahren zu Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung anhängig und hält der Verpflichtete dazugehörige Unterlagen, so darf er sie ab diesem Tag fünf Jahre lang aufbewahren — eine Erlaubnis, keine Pflicht. Mitgliedstaaten können weitere fünf Jahre gestatten oder vorschreiben, wenn Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit festgestellt sind.

Wie Spanien den Übergang von heute zehn auf künftig fünf Jahre im Detail ausgestaltet, ist noch offen.

Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 25; AMLR (EU 2024/1624), Art. 77 Abs. 3 und 4

Praxis-Tipp: Die Frist läuft ab Ende der Geschäftsbeziehung, nicht ab dem Notartermin — bei Mandaten, die sich über Jahre hinziehen oder ohne Abschluss enden, sind das zwei verschiedene Daten. Halten Sie deshalb je Akte fest, wann die Geschäftsbeziehung tatsächlich endete; ohne dieses Datum lässt sich später weder die Aufbewahrung noch die Löschung begründen.