¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación KYC?

Con carácter general, durante diez años. Conforme al Art. 25.1 de la Ley 10/2010, el plazo corre desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la operación ocasional; transcurrido el plazo, la documentación debe eliminarse.

Dos limitaciones que en la práctica suelen pasarse por alto:

1. Restricción de acceso a los cinco años: Transcurridos cinco años, el acceso interno ordinario a la documentación conservada queda limitado a los órganos de control del despacho — incluida, en su caso, una unidad técnica de prevención — y, cuando proceda, a las personas encargadas de la defensa jurídica (Art. 25.1). Los derechos de acceso y requerimiento de la SEPBLAC y de otras autoridades competentes no se ven afectados.
2. Exigencias al archivo: La ley no impone un programa informático ni un formato de expediente determinados. El Art. 25.2 exige, en cuanto al fondo, que el sistema de archivo garantice la integridad, la correcta legibilidad, la protección frente a manipulaciones y una gestión adecuada de la documentación — incluida su puesta a disposición en plazo ante las autoridades competentes.

A partir del 10 de julio de 2027 rige, conforme al Art. 77 del AMLR, un plazo general más corto, de cinco años; una autoridad competente puede exigir en el caso concreto un máximo de cinco años adicionales. Cómo articule España el tránsito de los diez años actuales a los cinco futuros está todavía abierto.

Base legal: Ley 10/2010, Art. 25; AMLR (UE 2024/1624), Art. 77

Consejo práctico: El plazo corre desde el fin de la relación de negocios, no desde la firma ante notario — en encargos que se prolongan durante años o que terminan sin cierre, son dos fechas distintas. Haga constar en cada expediente cuándo terminó realmente la relación de negocios; sin ese dato no podrá justificarse después ni la conservación ni la eliminación.