Cada expediente como una tarjeta: de la negociación a la reserva y hasta la cita en notaría, con su fase, su paso siguiente y su vencimiento.
Seis columnas: la bandeja de entrada para las ofertas recién añadidas y cinco fases. Una tarjeta se arrastra con el ratón y la nueva fase queda guardada al instante. En pantallas estrechas se convierte en lista con pestañas; allí la fase se cambia desde el menú de la tarjeta.
Los mismos expedientes como filas, con una barra encima que limita la lista a una fase. Aquí está también el camino hacia las dos fases posteriores a la notaría, que no tienen columna en el kanban.
El archivo. Filtros propios de resultado y año, además de una búsqueda por inmueble, propietario o comprador. Desde el menú de la fila se puede restaurar un expediente.
Sobre el tablero hay dos filtros: el año siempre, y el asesor de ventas solo cuando más de una persona lleva expedientes. No hay desplegable de fase: en el kanban las columnas SON las fases.
No existe función de ordenación, y es deliberado. El orden dentro de cada columna lo fija usted arrastrando unas tarjetas sobre otras, y se mantiene tal como lo haya dejado.
Dos interesados en el mismo inmueble son dos expedientes, cada uno con su fase y su propio archivo. Si uno no sale adelante, queda registrado como resultado propio y no como «fallido»: para el análisis son dos respuestas distintas.
En la tarjeta figuran dos personas: el asesor de ventas lleva esta operación, el responsable del inmueble se ocupa del inmueble. Con frecuencia no son la misma persona, y el agente necesita saber a quién preguntar según el caso.
Fecha y hora se guardan en la operación —prevista o acordada, también con posterioridad—. Si la cita está fijada y no queda nada pendiente, la tarjeta lo indica.
Un clic en la tarjeta abre los detalles junto al tablero: inmueble, comprador, propietarios, oferta, cita en notaría, puntos pendientes y notas. El tablero permanece donde estaba.
Quién puede ver el tablero lo decide un ajuste de su organización: o solo Backoffice y administración, o los agentes ven además sus propios expedientes. El cambio se hace en «Empresa» y solo lo pueden realizar los administradores.