Dokumentation und Audit-Trail
Für Kopien der Identifizierungsdokumente schreibt Art. 25.2 Ley 10/2010 die Speicherung auf optischen, magnetischen oder elektronischen Trägern vor — vorbehaltlich der Ausnahmen, die die Verordnung bestimmt, und vorausgesetzt, die Träger gewährleisten Integrität, korrekte Lesbarkeit, Manipulationsschutz und ordnungsgemäße Auffindbarkeit. Für die übrige AML-Dokumentation gilt im Kern dasselbe Prinzip, auch wenn Art. 25.2 sich wörtlich nur auf die Identifizierungsunterlagen bezieht.
Das Gesetz schreibt damit keine bestimmte Software und keine bestimmte Aktenform vor. Was es vorschreibt, ist der Standard, den das Archivsystem erfüllen muss:
Die Richtung ist dabei umgekehrt, als die Frage es nahelegt. Digital ist nicht die Erlaubnis, sondern der gesetzliche Regelfall; Papier bleibt nur zulässig, wo die Verordnung es ausdrücklich zulässt. Art. 28.2 Real Decreto 304/2014 erlaubt kleinen Büros, physische Kopien der Identifizierungsdokumente zu führen; die Erleichterung entfällt für Büros in einer Unternehmensgruppe oberhalb der dort genannten Werte. Die Schwellenwerte selbst nennen wir hier nicht — sie entsprechen denen des Art. 31.1, deren Reichweite rechtlich noch nicht abschließend geklärt ist, und ein Leser unterscheidet die beiden Normen nicht. Festzuhalten bleibt: Diese Erleichterung hängt nicht am Ausnahmekatalog für kleine Verpflichtete — Art. 28 steht dort nicht.
Eine rein digitale Aktenführung ist damit nicht nur möglich, sondern der vorgesehene Weg. Entscheidend ist nicht Papier gegen digital, sondern ob das System belegen kann, dass ein Dokument echt, lesbar und unverändert ist.
Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 25.2; Real Decreto 304/2014, Art. 28.2
Praxis-Tipp: Ein Ordner auf einem geteilten Laufwerk erfüllt die Anforderungen an den Manipulationsschutz nicht schon dadurch, dass niemand etwas ändert. Die Frage ist nicht, ob geändert wurde, sondern ob eine Änderung erkennbar wäre.
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