Wie lange müssen Makler ihre Sorgfaltsprüfung dokumentieren?

Nach Art. 25.1 Ley 10/2010 grundsätzlich zehn Jahre ab Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Durchführung der gelegentlichen Transaktion. Ab dem 10. Juli 2027 senkt Art. 77 AMLR die Grundfrist EU-weit auf fünf Jahre, mit möglicher behördlicher Verlängerung um höchstens weitere fünf Jahre im Einzelfall.

Drei Punkte zur künftigen Regelung, die oft untergehen:

1. Die Verlängerung ist keine eigene Entscheidung. Nur eine zuständige Behörde kann sie von Fall zu Fall verlangen, höchstens um fünf Jahre (Art. 77 Abs. 3). Die Löschung nach Fristablauf gilt „unbeschadet der Aufbewahrungsfristen für Daten, die für die Zwecke anderer Rechtsakte der Union oder nationaler Rechtsvorschriften im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 erhoben werden".
2. Die Frist läuft ab drei möglichen Zeitpunkten: Ende der Geschäftsbeziehung, Durchführung der gelegentlichen Transaktion oder Ablehnung eines Vorgangs.
3. Der Umgang mit Altakten ist noch zu klären. Eine ausdrückliche Regel enthält Art. 77 Abs. 4 nur für Gerichtsverfahren, die am 10. Juli 2027 bereits anhängig sind — und dort als Erlaubnis: Der Verpflichtete darf die zugehörigen Unterlagen ab diesem Tag fünf Jahre aufbewahren. Mitgliedstaaten können weitere fünf Jahre gestatten oder vorschreiben. Was für gewöhnliche Altakten gilt, ist offen.

Wie Spanien den Übergang von heute zehn auf künftig fünf Jahre im Einzelnen ausgestaltet, ist derzeit offen.

Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 25.1; AMLR (EU 2024/1624), Art. 77

Praxis-Tipp: Die Frist beginnt nicht mit dem Notartermin, sondern mit dem Ende der Geschäftsbeziehung. Halten Sie dieses Datum je Akte ausdrücklich fest — bei Mandaten, die sich hinziehen oder ohne Abschluss enden, ist es das einzige, aus dem sich später Aufbewahrung und Löschung begründen lassen.