Was genau muss dokumentiert werden?

Insbesondere die Identifizierung der Parteien und des wirtschaftlich Berechtigten, die Grundlage der Risikoeinschätzung und die Ergebnisse durchgeführter Analysen — und, soweit risikobasiert erforderlich, die eingeholten Informationen und geprüften Unterlagen zur Herkunft der Mittel oder des Vermögens. Eine vertiefte Mittelherkunftsprüfung ist nicht bei jeder Transaktion im gleichen Umfang vorgeschrieben.

Die Pflicht geht deutlich über eine Kopie des Ausweisdokuments hinaus. Grundsätzlich aufzubewahren ist alles, was im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhalten oder erzeugt wurde: Identifizierungsdokumente, Kundenerklärungen, Vertragsunterlagen und die Ergebnisse durchgeführter Analysen.

Das Durchführungsreglement konkretisiert das zweistufig:

1. Art. 28 RD 304/2014 regelt die Aufbewahrung der Sorgfaltsunterlagen.
2. Art. 29 RD 304/2014 regelt die übrigen Aufzeichnungen — insbesondere die Nachweise über die durchgeführten Geschäfte, die eine Rekonstruktion einzelner Transaktionen erlauben müssen.

Eine dokumentierte Begründung wesentlicher Risikoeinschätzungen ist nicht wörtlich für jeden Einzelfall vorgeschrieben, erleichtert aber die spätere Nachvollziehbarkeit erheblich.

Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 25; Real Decreto 304/2014, Art. 28–29

Praxis-Tipp: „Geprüft, unauffällig" ist der häufigste Akteninhalt und der wertloseste. Er hält das Ergebnis fest, nicht die Prüfung — und genau danach fragt eine Prüfung Jahre später.