Wer im Büro braucht die Schulung — nur Makler oder auch Assistenz?

Alle Personen, die Zugang zu Kundenakten haben, Kunden betreuen oder bei der Transaktionsabwicklung mitwirken, brauchen die Schulung — also Makler, Assistenten, Backoffice-Mitarbeiter und gegebenenfalls der Geschäftsführer. Bei reiner Buchhaltung ohne Kundenkontakt lässt sich der Kreis risikobasiert enger ziehen; eine pauschale Befreiung ist das nicht.

Art. 29 der Ley 10/2010 verpflichtet die sujetos obligados, al personal zu schulen. Der Begriff ist weit zu verstehen: Erfasst ist jeder, der im Rahmen seiner Tätigkeit Informationen über Kunden oder Transaktionen verarbeitet, die für die Geldwäscheprävention relevant sind.

Konkret betroffen:

• Immobilienmakler — sie haben direkten Kundenkontakt.
• Assistenz / Sekretariat — sie bearbeiten Kundenakten, führen KYC-Dokumentationen ein und kommunizieren mit Kunden.
• Backoffice / Verwaltung — sie prüfen Verträge, verwalten Dokumente und koordinieren mit Notaren.
• Geschäftsführer / Inhaber — sie sind für die Organisation der Compliance verantwortlich und müssen die Pflichten kennen.
• Praktikanten / Aushilfen — sobald sie auch nur kurzzeitig Zugang zu Kundendaten haben.

Enger zu ziehen ist der Kreis dagegen — risikobasiert und begründet, nicht pauschal — bei:

• Reine Buchhaltung, sofern keine Kundenkontaktdaten oder Transaktionsdetails verarbeitet werden
• Rein technisches IT-Personal, sofern keine Inhalte der KYC-Akten einsehbar sind

Diese Ausnahmen sind risikobasiert zu bewerten, nicht absolut.

Zum Rechtsstand: Das Real Decreto 813/2026, de 7 de octubre (BOE-A-2026-20915) hat den Ausnahmekatalog des Art. 31.1 RD 304/2014 geändert und Art. 35 — das eigene interne Kontrollorgan — mit Wirkung zum 28.10.2026 daraus gestrichen. Am Ergebnis für kleine Büros ändert das nichts, weil Art. 35.2 die Entbehrlichkeit des Organs selbst regelt; die Normkette ist seitdem aber eine andere.

Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 29; Real Decreto 304/2014, Art. 39 (i. d. F. des Real Decreto 813/2026)

Praxis-Tipp: In vielen Maklerbüros haben deutschsprachige Assistenten den Erstkontakt mit deutschen Käufern. Sie müssen unbedingt geschult werden, denn sie fordern oft die ersten KYC-Dokumente an.