Kann ich die KYC-Prüfung an einen Gestor oder Anwalt delegieren, oder bleibt sie bei mir als Makler?

Ein Makler kann unter den Voraussetzungen von Art. 8 Ley 10/2010 für bestimmte CDD-Maßnahmen auf einen anderen Verpflichteten zurückgreifen. Erforderlich sind insbesondere eine schriftliche Vereinbarung sowie die sofortige Verfügbarkeit der CDD-Informationen und auf Anfrage der Dokumentenkopien. Die Verantwortung gegenüber dem Kunden bleibt beim Makler; das laufende Monitoring lässt sich nicht auslagern.

Die Pflichten des sujeto obligado sind nach spanischem Recht unabdingbar — die Letztverantwortung bleibt immer beim Makler. Wer sagt „Der Anwalt hat die KYC gemacht, also bin ich entlastet", irrt.

Für den formellen Rückgriff nach Art. 8 gelten vier Voraussetzungen: (1) eine vorherige schriftliche Vereinbarung zwischen den Verpflichteten, (2) die sofortige Verfügbarkeit der aus der CDD gewonnenen Informationen, (3) die Übermittlung relevanter Dokumentkopien auf Anforderung und (4) kein Rückgriff auf unzulässige Drittanbieter aus strategisch defizitären Hochrisikostaaten. Eine bloße Notarbestätigung, eine Ausweiskopie, ein Häkchen „vom Notar geprüft" oder ein reiner Upload erfüllt Art. 8 nicht automatisch.

In der Praxis sind zwei Modi zu unterscheiden:

• Unterstützende Dokumentenübernahme: Der Makler nutzt Informationen des Notars als Beleg, führt seine eigene CDD aber selbst durch.
• Formeller Rückgriff nach Art. 8: nur wirksam, wenn eine schriftliche Art.-8-Vereinbarung vorliegt und der Drittverpflichtete Informations- und Dokumentenzugriff gewährleistet.

Unabhängig vom Modus gilt: Risikoeinstufung, Plausibilitätsprüfung der Dokumente und die Meldeentscheidung bleiben Eigenaufgabe des Maklers. Auch bei wirksamem Art.-8-Rückgriff ist die laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung nicht auslagerbar — Art. 8.1 nimmt sie ausdrücklich aus. Innerhalb einer Unternehmensgruppe gilt diese Schranke nicht; für ein eigenständiges Maklerbüro bleibt das laufende Monitoring unauslagerbar.

Für die Dokumentation beim formellen Rückgriff empfehlen sich mindestens: beteiligter Drittverpflichteter, Vereinbarung/Version, Umfang der übernommenen Maßnahmen, Zeitpunkt der Informationsbereitstellung, Dokumentquelle, Abrufprotokoll und die ausdrückliche Freigabe durch den Makler.

Eine Ergänzung noch: Agiert der Käufer über eine Anwaltskanzlei, führt der Anwalt möglicherweise eigene KYC-Prüfungen durch (sofern er selbst sujeto obligado ist). Das entbindet den Makler nicht von seiner eigenen Sorgfaltspflicht, kann aber im Rahmen von Art. 8 als zusätzliche, verwertbare Quelle dienen.

Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 3, 8; Real Decreto 304/2014, Art. 13

Praxis-Tipp: Viele deutsche Käufer beauftragen parallel zum Makler einen spanischen Anwalt. Lassen Sie sich vom Anwalt keine „KYC-Befreiung" bestätigen, sondern führen Sie Ihre eigene Akte — den Anwalt nutzen Sie höchstens als Quelle für Registerauszüge.