Was passiert, wenn ein Käufer die angeforderten Dokumente verweigert?

Verweigert ein Käufer die für die KYC-Prüfung erforderlichen Dokumente, dürfen Sie die Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen. Zugleich müssen Sie prüfen, ob eine Verdachtsmeldung an SEPBLAC erforderlich ist — insbesondere wenn die Verweigerung gemeinsam mit anderen Auffälligkeiten auftritt.

Nach Art. 3.2 und Art. 4.1 der Ley 10/2010 muss die diligencia debida vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung abgeschlossen sein. Legt der Kunde die erforderlichen Unterlagen nicht vor, ist die Geschäftsbeziehung rechtlich blockiert.

Die maßgebliche Norm für die Folgen ist Art. 7.3: Wer die Sorgfaltspflichten nicht anwenden kann, darf die Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen und keine Transaktion ausführen; zeigt sich die Unmöglichkeit erst im Verlauf, ist die Geschäftsbeziehung zu beenden — und dabei ein examen especial nach Art. 17 durchzuführen. Das ist kein Ermessen, sondern Teil derselben Vorschrift.

Umgekehrt nimmt Art. 7.3 Abs. 2 den Verpflichteten in Schutz: Die Ablehnung oder Beendigung begründet keine Haftung, außer es käme zu einer ungerechtfertigten Bereicherung. Wer eine Vermittlung an dieser Stelle platzen lässt, handelt also rechtmäßig.

Das Vorgehen in fünf Schritten:

1. Nachfrist setzen: Bitten Sie den Kunden schriftlich um Nachreichung innerhalb einer angemessenen Frist, etwa 5 Werktage.
2. Geschäftsbeziehung verweigern: Verstreicht die Frist, lehnen Sie die Vermittlung ab. Dokumentieren Sie die Verweigerung und Ihre Entscheidung.
3. Examen especial durchführen: Bei Beendigung wegen Unmöglichkeit der Sorgfaltsprüfung ist die vertiefte Prüfung nach Art. 17 vorgeschrieben, nicht optional. Halten Sie ihr Ergebnis schriftlich fest. Weitere Anhaltspunkte, die dabei zusammenlaufen können: Druck auf Schnelligkeit, Bereitschaft zu überhöhten Gebühren, Anonymisierungsversuche.
4. SEPBLAC-Meldung: Liegen Verdachtsindikatoren vor, ist die Meldung Pflicht — auch dann, wenn die Transaktion nicht zustande kam.
5. Dokumentation: Die gesamte Kommunikation (E-Mails, Briefe, Telefonnotizen) verbleibt in der Akte.

Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 3.2, Art. 4.1, Art. 7.3, Art. 17–18

Praxis-Tipp: Formulieren Sie in Ihrem Maklervertrag einen Standardpassus: „Die Vermittlung setzt die vollständige Vorlage der KYC-Dokumente voraus. Bei Verweigerung wird der Auftrag nicht angenommen." Das vermeidet Diskussionen im Einzelfall.