Dokumentation und Audit-Trail
Nach Art. 25.1 Ley 10/2010 ist der gewöhnliche interne Zugriff nach fünf Jahren auf die Kontrollorgane des Maklerbüros — einschließlich einer eventuell bestehenden technischen Präventionseinheit — sowie gegebenenfalls die mit der Rechtsverteidigung beauftragten Personen beschränkt. Die gesetzlichen Zugriffs- und Anforderungsrechte von SEPBLAC und anderen zuständigen Behörden bleiben davon unberührt.
Die Frist läuft ab Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Durchführung der Transaktion — nicht ab dem Anlegen der Akte.
Praktisch hat das eine Folge, die in der Praxis oft übersehen wird: Eine vollständige Akte, auf die im siebten Jahr noch das ganze Team zugreifen kann, ist keine gesetzeskonforme Akte. Ein uneingeschränkter Zugriff gewöhnlicher Mitarbeiter nach Ablauf der ersten fünf Jahre ist mit dieser Beschränkung nicht vereinbar, selbst wenn die Dokumentation inhaltlich vollständig ist.
Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 25.1
Praxis-Tipp: Diese Vorschrift betrifft die Rechteverwaltung, nicht die Aktenführung — und wird deshalb gern übersehen, weil sie beim Anlegen der Akte noch keine Rolle spielt. Wer Zugriffsrechte einmal vergibt und nie wieder ansieht, verstößt fünf Jahre später gegen eine Vorschrift, an die zum Zeitpunkt der Vergabe niemand gedacht hat.
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