Dokumentation und Audit-Trail
Ja, Art. 25.1 Ley 10/2010 sieht vor, dass die aufgrund der AML-Pflichten aufbewahrte Dokumentation nach Ablauf der zehnjährigen Frist gelöscht wird. Besteht für einzelne Unterlagen aus anderen Gründen eine eigene Aufbewahrungspflicht — etwa als Vertrags- oder Buchhaltungsunterlage —, sind Zweck, Rechtsgrundlage und Zugriff für diese getrennt zu prüfen.
Die Löschung ist damit kein Ermessen, sondern die Kehrseite der Aufbewahrungspflicht: Was aufgrund der AML-Pflichten aufbewahrt wird, wird nach Fristablauf auch aufgrund derselben Pflichten gelöscht.
Die Nuance liegt bei Dokumenten mit doppeltem Zweck. Ein Kaufvertrag ist AML-Unterlage und Vertragsunterlage zugleich. Für die zweite Eigenschaft gelten eigene Fristen und ein eigener Zugriffsrahmen — beides ist getrennt zu bestimmen und nicht aus der AML-Frist abzuleiten.
Ab dem 10. Juli 2027 verschiebt sich der Zeitpunkt: Art. 77 AMLR senkt die Grundfrist auf fünf Jahre. Wie Spanien den Übergang ausgestaltet, ist derzeit offen.
Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 25.1; AMLR (EU 2024/1624), Art. 77
Praxis-Tipp: Die Löschpflicht wird deutlich seltener umgesetzt als die Aufbewahrungspflicht — Akten aufzuheben fühlt sich sicherer an, als sie zu vernichten. Nach Fristablauf ist es aber die Aufbewahrung, die begründungsbedürftig wird, nicht die Löschung.
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