Gilt die Aufbewahrungspflicht auch, wenn eine Transaktion abgebrochen wird?

Das hängt davon ab, ob eine Geschäftsbeziehung entstanden ist — und für einen Teil der Fälle ist die Antwort offen.

Geklärt: Kam es zu einer Geschäftsbeziehung und wurde sie ohne Abschluss beendet, gilt die Aufbewahrungspflicht wie sonst auch. Art. 25.1 Ley 10/2010 knüpft die zehn Jahre an die Beendigung der Geschäftsbeziehung oder die Durchführung der gelegentlichen Transaktion, nicht an einen erfolgreichen Abschluss (ab dem 10.07.2027 grundsätzlich 5 Jahre nach Art. 77 AMLR; Einzelheiten in der Frage, wie lange KYC-Unterlagen aufzubewahren sind).

Nicht geklärt: Lief die Identifizierung durch, ohne dass je eine Geschäftsbeziehung entstanden ist, fehlt genau dieser Anknüpfungspunkt. Ob daraus überhaupt eine Aufbewahrungspflicht folgt, ab wann eine Frist liefe und ob stattdessen eine Löschpflicht besteht, ist nicht entschieden. Bis dahin ist weder die zügige Löschung noch das unbefristete Vorhalten eine gesicherte Antwort: Halten Sie den Sachverhalt fest und klären Sie den Einzelfall anwaltlich.

Für Akten mit entstandener Geschäftsbeziehung gilt die jeweils geltende Frist unabhängig davon, ob die Transaktion zustande kam:

• Abbruch nach Beginn der Geschäftsbeziehung: Die Akte bleibt aufbewahrungspflichtig; die Frist läuft ab der Beendigung der Beziehung, nicht ab dem geplanten Notartermin.
• Verdachtsfall: Lag ein Verdacht auf Geldwäsche vor und Sie haben SEPBLAC informiert (oder sich nach Prüfung dagegen entschieden), gilt eine besondere Dokumentationspflicht.
• Grund des Abbruchs: Notieren Sie, warum der Deal abgebrochen wurde — Kundenwunsch, verweigerte Dokumente, unplausible Angaben. Das ist bei späteren SEPBLAC-Prüfungen relevant.
• Frist: Heute 10 Jahre mit Zugriffsbeschränkung nach 5 Jahren; ab dem 10.07.2027 grundsätzlich 5 Jahre, mit möglicher behördlicher Verlängerung um höchstens weitere 5 Jahre im Einzelfall. Wie Spanien den Übergang ausgestaltet, ist noch offen.
• Löschung: Nach Ablauf der jeweils geltenden Frist sind die Daten zu löschen oder zu anonymisieren, sofern keine laufenden Verfahren oder eine behördliche Verlängerung entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Ley 10/2010, Art. 25, Art. 32 bis Abs. 2 (Zweckbindung); AMLR (EU 2024/1624), Art. 77, 90; LOPDGDD, Art. 15 (Recht auf Löschung, i.V.m. Art. 17 DSGVO)

Praxis-Tipp: Führen Sie für abgebrochene Deals eine separate Aktenkategorie, etwa „Abgebrochen — Jahr", und halten Sie darin fest, ob eine Geschäftsbeziehung bestand. Genau daran hängt die Rechtslage: Bei beendeter Geschäftsbeziehung ist das Löschen tatsächlich falsch und birgt Sanktionsrisiko. Lief dagegen nur eine Identifizierung ohne Geschäftsbeziehung, ist die Frage offen — und dann ist die vorschnelle Löschung so wenig gesichert wie das unbefristete Vorhalten. Wer das Unterscheidungsmerkmal nicht in der Akte hat, kann die Frage später nicht einmal stellen.